【发布部门】上海市国有资产监督管理委员会、上海市人力资源和社会保障局、上海市档案局、上海市财政局【发文字号】沪国资委综合[2020]53号【发布日期】2020.03.12【实施日期】2020.03.12【效力级别】地方规范性文件

根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》、《上海市档案条例》、《中共中央办公厅、国务院办公厅印发〈关于国有企业退休人员社会化管理的指导意见》的通知〉》（厅字〔2019〕19号）以及《中共上海市市委办公厅、上海市人民政府办公厅关于进一步推进上海市国有企业退休人员社会化管理服务工作的实施意见》（沪委办〔2019〕56号）有关规定，为做好本市国有企业退休死亡人员人事档案整理移交进馆及管理工作，现制订以下操作办法。

一、移交范围

本市行政区域内国有企业退休人员已于2015年12月31日（含）前死亡的，其人事档案由各相关企业（档案移交单位）一次性向市档案馆移交。

由中央直接管理和区以上地方党委、政府及其部门、机构管理的企业退休领导干部以及原涉密部门人员的人事档案，暂不移交。

二、实施时间

2020年4月，市档案局会同市国资委牵头举办专题培训，明确移交进馆标准和要求；

2020年5月，属于移交范围内的企业集团总部制定档案移交工作方案和详细计划，将全部所属企业移交方案计划汇总后送交上海市档案馆；

2020年6月，市档案馆形成全市统一部署分批实施的接收计划，稳妥有序推进工作；

2020年9月，符合移交要求的企业先行开展移交进馆；

2020年12月，企业退休人员人事档案接收工作全面开展。律师

三、移交要求

（一）档案内容完整准确

档案移交单位应进一步摸清本单位退休死亡人员人事档案基本情况，了解档案实体状况，清点档案数量。发现档案案卷或卷内文件缺失的，应及时查找原因，尽可能补充完善相关档案，或作出相关情况说明。

原则上，一份人事档案不得分散移交，一个档案移交单位的退休死亡人员人事档案，应集中移交。移交给档案馆的档案应为原件。

（二）档案整理系统规范

档案移交单位应根据本单位退休死亡人员人事档案所属年代、档案数量、案卷质量等具体情况，制订工作方案，认真做好档案移交前的整理工作。档案整理应充分利用原有工作基础，保持文件之间的历史联系，满足今后长久保管和便捷利用的需要。

1.分类和组卷：退休死亡人员人事档案应按《企业职工档案管理工作规定》（劳力字〔1992〕33号）的要求进行分类和排序。

档案组卷以退休人员个人为单位，一人一卷，不得采用多人合并组卷的方式。

2.编目和编页：退休死亡人员人事档案应编制案卷目录（样式详见附件2.1），一卷一条，案卷目录作为档案移交进馆时的交接凭证，也是今后开展档案管理和利用的基本工具。

（1）序号：填写案卷顺序号，自1起编。

（2）档号：填写案卷档号（档号编制规则见下文）。

（3）姓名：填写死亡人员完整真实的姓名。

（4）性别：填写死亡人员性别。

（5）出生日期：填写死亡人员出生日期，以国际标准日期表示法，采用8位阿拉伯数字填写，如“19300101"。

（6）死亡日期：填写死亡人员死亡日期，以国际标准日期表示法，采用8位阿拉伯数字填写，如“20100101"。

（7）所属单位：填写死亡人员生前最后所在单位全称。

（8）户籍所在地：填写死亡人员生前最后所属户籍地（填写到区县一级）。

（9）身份证号：填写死亡人员身份证号，未办理过身份证的可不填。

（10）页数：填写案卷总页数，用阿拉伯数字填写。

（11）保管期限：填写案卷的保管期限，未确定保管期限的，可暂时空缺。

（12）备注：填写案卷需说明的其他情况。

案卷内档案应编制页号，以有效内容的页面为一页，自1起编，一般位于页面右下角（左下角）空白处。

3.编制档号：档号由“全宗号—目录号—案卷号"组成。全宗号、目录号由市档案馆确定，提前告知档案移交单位。每一本案卷目录编一个目录号，自1起编。每一本案卷编一个案卷号，自1起编，一本案卷目录内的案卷号不得超过4位数字。

一个全宗内目录号不得重复，一本案卷目录内案卷号不得重复，也不应有空号。

4.封面和装订：案卷封面应做到卷皮纸质良好，如案卷封面破损严重或有多处修改，应予更换。案卷封面上的题名、档号等项目应填写完整、准确。

档案案卷应用“三孔一线"法进行线装，确保装订牢固，不掉页、不压字，卷内无金属物、无破损。

5.装袋和装盒：档案案卷应按有关规定装入档案袋，档案袋上的有关项目应填写完整、准确，并在右上角空白处标识档号，破损严重的档案袋应予调换。

退休死亡人员人事档案案卷应装入统一规格的档案盒（样式详见附件2.2），档案盒上各项目应填写完整、准确，便于档案排架、保护、清点和利用。

（三）确保档案安全

退休死亡人员人事档案移交进馆前，档案移交单位应对档案的保管保护状况开展全面清理，对档案库房内空气和档案实体进行有害生物检测。发现害虫、霉变、破损等问题应立即采取消毒、灭菌、修裱等措施，确保档案实体安全。同时应对档案保管场所开展全面清扫消毒，避免不利环境对档案的再次污染。

（四）移交档案数字化副本

退休死亡人员人事档案移交进馆时，应同步移交档案数字化副本。档案数字化工作，原则上应按照《纸质档案数字化规范》（DAT31-2017）开展；采取外包服务的，应符合《档案数字化外包安全管理规范》（档办发〔2014〕7号）等规定要求。进馆档案数字化副本的基本要求附后（详见附件2.3）。

（五）明确档案限制利用意见

档案移交单位应根据《中华人民共和国档案法》、《各级国家档案馆馆藏档案解密和划分控制使用范围的暂行规定》，对企业退休死亡人员人事档案进行甄别，提出档案形成满30年后是否向社会开放利用的意见，出具《关于XXXXX档案限制利用意见的函》（内容和格式要求详见附件2.4）。

四、移交手续

档案移交单位在确保退休死亡人员人事档案符合进馆要求的前提下，经企业集团总部核查后，向市档案馆提出移交申请。

市档案馆对进馆档案进行检查验收，确认符合移交要求后，由市档案馆与档案移交单位正式办理移交手续（死亡职工档案交接文据详见附件2.5）。除纸质档案和数字化备份外，档案移交单位应同时向市档案馆提供进馆档案全宗专题指南（纸质版，内容和格式要求详见附件2.6）、档案限制利用意见函（纸质版）一式三份、全套案卷目录（纸质版）一式三份、全套案卷目录电子文件（刻录光盘）一份。

各有关单位和各相关人员应高度重视，依法履职，提供必要的人员、经费、设施设备保障，确保档案移交工作按时有效、保质保量进行。在档案移交进馆工作中出现的其他业务问题，由市档案馆与档案移交单位视情协商解决。

本市行政区域内国有企业中目前健在，以及于2016年1月1日（含）后死亡的退休人员人事档案，根据市人力资源社会保障局的相关规定开展移交工作。由各区人力资源社会保障部门接收并保管的企业退休人员人事档案，如产生死亡五年以上的，由各管理主体向各区国家综合档案馆移交。相应进馆人事档案应参照本操作办法及各区档案馆档案进馆规定，做好消毒、数字化等进馆前整理工作。律师

五、档案提供利用

各档案移交单位、各档案馆应依托数字化便利条件，按照《企业职工档案管理工作规定》（劳力字〔1992〕33号）等法律法规规定，依法开展国有企业退休死亡人员人事档案提供利用工作。

附件：

2.1.退休死亡人员人事档案案卷目录

2.2.档案盒式样

2.3.进馆档案数字化副本基本要求

2.4.退休死亡人员人事档案限制利用意见函格式要求

2.5.退休死亡人员人事档案交接文据

2.6.退休死亡人员人事档案全宗专题指南格式要求