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上海市司法局关于发布人民调解委员会文书档案管理暂行规定的通知

【发布部门】上海市司法局【发文字号】沪司规[2013]2号【发布日期】2013.06.19【实施日期】2013.07.01【效力级别】地方规范性文件

第一条(目的和依据)

为了加强人民调解委员会文书档案管理,健全人民调解委员会工作制度,推进人民调解工作规范化建设,根据《人民调解法》等法律、法规、规章和有关规定,结合本市实际,制定本规定。

第二条(主要内容)

人民调解委员会文书档案(以下简称调解文书档案)主要包括以下内容:

(一)人民调解卷宗;

(二)人民调解委员会人员名册;

(三)矛盾纠纷受理、调处情况登记本;

(四)人民调解工作相关报表;

(五)矛盾纠纷集中排查调处相关材料;

(六)其他应当归档的文件和材料。

第三条(适用范围)

本规定适用于本市街道、乡镇以上区域以及各类行业性、专业性人民调解委员会的文书档案管理工作。

第四条(归档原则)

文书档案管理应当遵循及时归档、妥善保管、合理利用的原则,维护档案的完整与规范。文书档案的制作应坚持简要、客观、完整的原则,确保归档保存的文书档案具有较高的参考利用价值。

第五条(行政指导)

市司法局负责指导全市人民调解文书档案的管理工作,制定本市文书档案的各项标准。

区县司法局负责指导、协助辖区内各类人民调解委员会文书档案的管理工作,并提供必要的物质和经费保障。

第六条(日常管理)

人民调解委员会负责文书档案的制作收集、立卷归档、保管利用等工作,并接受市和区县司法局的指导、监督与检查。

人民调解委员会应当有专人负责文书档案的日常管理与维护,档案管理人员的职责是:

(一)收集、整理、保管和统计档案和有关资料,确保档案的完整和安全;

(二)督促、检查文书材料的立卷归档;

(三)开展档案的利用工作,为人民调解工作提供服务;

(四)接受司法行政机关的业务指导、监督和检查。

第七条(档案接收)

档案管理人员接收文书档案时,应认真核对清点,检查文书材料是否齐全、完整。符合规定要求的,予以接收,并办理交接手续;不符合的,予以退还重新整理。

第八条(档案登记)

档案管理人员接收文书档案后,应当及时编写归档顺序号,同时填写检索卡片、档案目录登记簿和档案收进登记簿。

已经编号、登记的案卷,应在其封面的左上角盖上“归档”章,并放进专门的档案盒、箱、柜保管。

随卷归档的录音带、光盘等声像文件,应在每盘磁带、光盘上注明当事人姓名、内容、档案编号、录制人、录制时间等逐盘登记造册归档。

第九条(档案管理)

已经归档的案卷,不得从卷内抽取材料。需要增添文书材料时,应征得档案管理人员同意,按立卷要求办理,以保证案卷的质量,并在备考表中填写增添记录。

人民调解委员会应当建立文书档案的统计制度,对文书档案的收进、保管、借阅等情况进行统计,并按规定向区县司法局报送档案管理工作基本情况。

用于保存文书档案的档案盒、柜、箱应按照月份或者档案类别,有序存放。

第十条(档案维护)

随卷归档的录音带、光盘等声像档案,应单独存放保管,防止磁化,并根据保管期限定期复制。

档案管理人员应定期对文书档案进行检查和清点,对于破损、虫蛀、鼠咬、变质、字迹褪色的文书档案应及时采取防治措施,并进行修补和复制。发现案卷丢失的,应立即向相关负责人汇报,并积极查找,确已遗失的文件材料应做好登记工作。

档案盒、柜、箱及档案库房应认真落实防火、防盗、防虫、防鼠、防高温、防潮、防光、防尘等措施,定期进行安全检查。

第十一条(档案移交)

人民调解委员会由于撤销、合并等原因,需要移交文书档案的,交接双方都应办理交接手续。

档案管理人员调动工作的,应在离职前做好文书档案移交工作,办理交接手续。

第十二条(档案利用)

区县司法局应指导人民调解委员会建立文书档案查阅制度。

人民调解委员会应建立档案查阅登记簿,借阅档案必须履行审批和登记手续,并限定借阅期限。因特殊情况不能按期归还的,应办理延期手续。

涉及个人隐私、商业秘密和国家秘密的文书档案,应做好保密工作,不得擅自扩大利用范围,不得泄露档案内容。

第十三条(机关查阅)

人民调解委员会所在地司法行政机关要求查阅文书档案的,应当出示阅卷函件,并应履行阅卷登记手续。

人民法院、人民检察院和其他国家机关因办理刑事或民事案件需要,要求查阅有关人民调解文书档案的,应出示查卷函件,经人民调解委员会主任同意后办理查阅手续;查阅调解卷宗应事先经区县司法局备案。

因特殊情况必须借出的,应经区县司法局批准。借出时应办理正式借据,并限期归还。借出的档案不得转借。对借阅的文书档案,应及时催还。还回时如发现案卷被拆,文件材料短缺、涂改、增删、污损等情况,应立即向人民调解委员会主任和区县司法局汇报并采取补救措施。

第十四条(档案销毁)

对于超过保管期限的文书档案,应当定期进行保存价值鉴定。鉴定工作由人民调解委员会和区县司法局派员共同实施。

经鉴定,对仍有保存价值的文书档案,应提高保管期限档次以延长保管期限。对确无保存价值的文书档案应登记造册,连同销毁报告一并报同级司法行政机关,经书面批准后予以销毁。

销毁文书档案应由两人负责监销,监销人应在销毁清册上签字。

第十五条(解释权和有效期)

本规定由市司法局负责解释。

本规定的有效期为2年,自2013年7月1日起施行,至2015年6月30日终止。

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