【发布部门】最高人民法院【发文字号】法[办]发[1991]46号【发布日期】1991.12.24【实施日期】1991.12.2【效力级别】司法解释

第一章总则

第一条为了加强人民法院行政文书档案的标准化、规范化建设，统一立卷归档方法，不断提高科学管理水平，有效地为审判工作和其他各项工作服务，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》、《机关档案工作业务建设规范》等有关规定，结合人民法院行政文书的实际情况，制定本办法。

第二条人民法院行政文书的立卷归档工作，由文书处理部门负责。

第三条本办法适用于人民法院（含专门法院）除诉讼文书以外的各种行政文书（含党、政、工、团等文书）的立卷归档。

第二章行政文书材料归档和不归档的范围

第四条凡是反映人民法院工作活动，具有查考利用价值的文书材料，均属必须归档范围。

1．上级法院，上级或同级党委、人大、政府召开的会议，制发的文件（含转发本院文件）本院需要贯彻执行的，检查本地区、本院工作形成的，以及任免、奖惩本院工作人员的文件，领导人讲话。

2．本院党组会议、院长办公会议、院务会议、审判委员会会议记录，以及召开各项专业会议的文件材料。

3．本院制发（含与其他机关联合制发）的各种正式文件的签发稿、印制件及重要文件的修改稿，代上级机关起草并被采用的文件的最后草稿和印制件。

4．本院（含院内各职能部门）在工作活动中形成的计划、报告、总结、统计报表和条例、办法、章程、制度、简则等重要文件材料。

5．本院党、团、工会、妇女等组织召开代表大会，及在工作活动中形成的重要文件材料。

6．本院领导人在公务活动中形成的信件、电报、电话记录等重要文件材料。

7．同级机关和非隶属机关制发本院需要执行的，检查本院工作以及与本院联系、洽商工作形成的重要文件材料。

8．下级法院报送的重要的工作计划、报告、总结、请示、典型材料、统计报表。

9．其他必须归档的文件材料。

第五条凡重份的，事务性的，只起临时性、参考性作用，无查考利用价值的文书材料，不需归档。不需归档的文书材料，由各部门造具清册，经部门负责人审批后销毁。

不需归档的文书材料有：

1．上级法院、上级或同级党委、人大、政府普发或抄送供本院工作参考的文件，征求意见的未定稿以及任免、奖惩与本院无关工作人员的文件材料。

2．本院的重份文件（含院内各部门间互相抄送的文件），一般文件的草稿及修改稿。

3．无查考利用价值的、事务性的，只起参考作用的临时性文件，一般的人民来信。

4．本院领导人兼任其他机关职务形成的与本院工作无关的文件材料。

5．非主管机关召开的会议、制发的文件本院不需贯彻执行的，无查考利用价值的文件材料。

6．非隶属机关抄送的，不需办理的和一般性的文件材料。

7．下级法院的《工作简报》、《情况反映》，各种信息、刊物以及不应抄报、不必备案的文件材料。

8．其他不需归档的文件材料。

第三章行政文书材料的立卷

第六条各级人民法院必须指定专人专管或兼管行政文书材料的立卷工作。立卷工作，文书处理采取分散形式的，由院内各职能部门负责；文书处理采取集中形式的，由办公室或研究室负责。

第七条行政文书材料的立卷工作，按照分类方案进行。各级人民法院应根据本院内部组织机构的业务范围和职责分工，采取“年度-组织机构-问题”的结构形式，参照《人民法院行政文书档案保管期限表》条款，编制本院的分类方案；文书处理采取集中形式的，可用《人民法院行政文书档案保管期限表》代替分类方案。文件办理完结后，按照分类方案“对号入座”，分类立卷。

第八条分类方案的每一条款，就是一组文件的组合。条款的拟制，应符合“遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区别不同的价值，便于保管和利用”的总要求，正确运用作者、问题、名称、时间、地区、通讯者六个特征，合理组合。

第九条立卷归档行政文书材料的种类、份数，每份文件的页数，均应齐全、完整。正件与附件、印制件与定稿、请示与批复、转发件与原件、多种文字形成的同一文件，均应分别立在一起，文电应合一立卷归档。

第十条立卷归档的文书材料，应放在文书内容针对的年度，不同年度的文书一般不得放在一起。跨年度的请示与批复在复文年，没有复文的放在请示年，跨年度的会议，放在会议开幕年，跨年度的规划、总结，分别放在内容针对的第一年或最后一年，头年总结与次年计划写在一起的，应予分存印制件，定稿放在总结针对年，非诉讼案件，放在结案年。

第十一条立卷归档的文书材料，按照本院与文书制发机关的关系，分为上级、本院、同级和下级，不同级别的文书，应适当分开立卷，与本院有紧密联系的文书，不得分开。

不同保管期限的文书材料，一般也应分开立卷。

第十二条文书材料立卷，必须分类准确，口径统一，前后保持一致。一文涉及两个以上问题的，应放在反映主要问题的卷内，卷内文书材料过多的，可适当分开立卷。

第四章行政文书卷宗的装订与编目

第十三条卷内的文书材料，必须依其形成的规律和特点进行系统排列。通常是：批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；印制件在前，定稿在后；转发件在前，原件在后；非诉讼案件结论性材料在前，依据性材料在后，其他文书材料，按重要程度或时间顺序排列。

第十四条卷内文书材料，应按排列顺序，用阿拉伯数字在有文字或图表的画面页上，逐页依次编号。页号的位置，统一在每页正面的右上角，背面的左上角。

不装订的卷宗，应在每份文书首页的右上角加盖档号章，逐件编号。

第十五条卷内文书目录的编制，卷内目录，由顺序号、文号、责任者、文书题名、文书日期、所在页号和备注等项目组成。

1．顺序号。填写卷内文书排列先后顺次的序号。

2．文号。填写文书制发机关的发文号。

3．责任者。即文书作者，填写文书的署名者。

4．题名。即文书标题，一般应照实抄录。没有题名或原题名不能反映文书内容的，可在原题名后写上自拟题名，外加方括号〔〕。

5．文书日期。填写文书制成日期。

6．所在页号。卷内文书材料所在页的编号，除最后一件需填写起止号外，其余可填写起号。

7．备注。对卷内文书材料变化所作的说明。

卷内文书目录一式两份，一份订入卷内；一份归档后汇编全引目录。

第十六条卷内备考表的编制。卷内备考表，由本卷情况说明、立卷人、检查人、立卷日期等项目组成。

1．本卷情况说明。填写卷内文书缺损、修改、补充、移出、销毁等情况。

2．立卷人。由责任立卷者签名。

3．检查人。由案卷质量审核者签名。

4．立卷日期。填写立卷完成的日期。

第十七条卷宗封面的填写。卷宗封面应一律用毛笔或钢笔填写，体式要一致，文字要规范，字迹要工整、清晰。

卷宗封面，由全宗名称、类目名称、卷宗题名、时间、保管期限、件页数、归档号、档号组成。

1．全宗名称。填写立档人民法院的全称。

2．类目名称。填写分类方案的第一级类目名称。按“年度-组织机构-问题”分类的，填写卷宗所属组织机构；按“年度-问题”分类的，填写卷宗所属类别。

3．卷宗题名。即卷宗标题。一般由责任者、问题、名称三要素组成，结构要完整，文字要简炼、明确，能准确地概括卷内文书材料的制发机关、内容和文种。

责任者的拟写。卷内责任者不多的，可一一标出。责任者较多，可择其中主要的标出：法院与其他机关的联合发文，可只标法院；党委、政府及其所属职能部门，可只标党委、政府。责任者名称过长的，可采用通用简称。但不能使用“本”、“省”、“市”等概念不清的语句。

问题的拟写。文字要简炼，概括要准确，对永久和长期保存的卷宗，应力求单一。

文种的拟写。文书名称不多的，可标出；文书名称较多的，可按名称的重要程度顺序，兼顾不同性质名称，标出二三个即可。

4．时间。卷内文书材料所属的起止年月。

5．保管期限。立卷时对卷宗划定的保管期限。

6．件、页数。装订的卷宗卷内总页数或不装订的卷宗卷内的总件数。

7．归档号。立卷人填写的文书处理号。

第十八条卷宗的装订必须牢固、整齐、美观，便于保管和利用。卷宗装订前必须去掉金属物，对破损和订口有字迹的要托裱和接边，字迹扩散的要复制，过大的要按十六开折迭。以地脚和翻口取齐，用三孔一线装订，长度为160毫米左右。

第五章卷宗目录的编制与归档

第十九条人民法院的行政文书卷宗，必须按照分类方案分类，区别不同的保管期限，兼顾卷宗之间的联系和重要程度进行排列，依次编定归档号，以固定卷宗位置。

卷宗的分类方案和排列方法必须统一，前后应保持一致，不能随意改动。

第二十条编制卷宗目录。编定归档号的卷宗，应依次载入卷宗目录，一份目录内，不得出现重复的卷宗号。

第二十一条卷宗目录一式三份。文书处理部门向档案管理部门归档时，必须按照卷宗目录逐卷点交，由双方签字后，二份交档案管理部门，一份由文书处理部门保存。

第二十二条人民法院当年的行政文书档案，必须于次年六月底前向本院档案管理部门归档。

第六章附则

第二十三条各高级人民法院在必要时可根据本办法规定和本地区的实际情况，制定补充办法，并报最高人民法院备案。